e-İrsaliye'ye Geçiş: Sevkiyat Süreçlerini Dijitalleştirme Rehberi

e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir; ancak getirdiği değişim sadece kâğıdı ortadan kaldırmakla sınırlı değil. Doğru kurgulandığında sevkiyatın nerede olduğunu, ne zaman teslim edildiğini ve eksik gidip gitmediğini sistem üzerinden izlenebilir hâle getirir.

e-İrsaliye ne değiştirir?

• İrsaliye elektronik ortamda düzenlenir ve GİB üzerinden alıcıya iletilir
• Alıcı, malı teslim aldığında sistem üzerinden yanıt verir
• Kısmi teslimat ve iade durumları yanıt üzerinden bildirilir
• Sevkiyat verisi faturaya otomatik dönüşebilir
• Arşivleme elektronik ortamda yapılır

Kimler kapsamda?

e-İrsaliye kapsamı; e-Fatura mükellefiyeti, ciro eşikleri ve sektörel düzenlemelerle belirlenir. Akaryakıt, şeker, demir-çelik, sebze-meyve komisyonculuğu, gübre ve maden gibi alanlarda özel kurallar bulunur. Güncel kapsam ve tarihleri mali müşavirinizle teyit edin; mevzuat dönemsel olarak güncellenmektedir.

Geçiş için ön koşullar

1. e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmak
2. Mali mühür veya e-imza sahibi olmak
3. Uygun bir yöntem (özel entegratör / entegrasyon) seçmek
4. Ticari programın e-İrsaliye modülüne sahip olması

Operasyonel hazırlık: en kritik kısım

e-İrsaliye'nin teknik kurulumu kolaydır; zor olan sahadaki alışkanlığı değiştirmektir. Şu hazırlıkları yapmadan geçmeyin:

1. Araç ve şoför bilgilerini sisteme tanımlayın

e-İrsaliyede taşıyıcı bilgileri yer alır. Plaka, şoför adı ve TCKN gibi alanların hazır tanımlı olması, sevkiyat anındaki gecikmeyi önler.

2. Sevkiyat noktasında cihaz planlaması yapın

İrsaliye artık depodan kesiliyor olacak. Depo çıkışında bir bilgisayar/tablet ve yazıcı bulunması gerekir. Mobil cihazla çalışılacaksa bağlantı kalitesini önceden test edin.

3. Kısmi teslimat senaryosunu belirleyin

Müşteri 100 kolinin 90'ını kabul ettiğinde ne olacak? Yanıtı kim, ne kadar sürede verecek? Bu akış tanımlanmadan geçiş yapan işletmeler, ilk haftada tıkanır.

4. İnternet kesintisi planı yapın

Sistem erişilemediğinde uygulanacak alternatif prosedürü ekibinize önceden bildirin. Sevkiyatın durmaması için bir "plan B" mutlaka olmalı.

e-İrsaliye yanıtı: göz ardı edilmemesi gereken adım

Gelen e-İrsaliyelere yanıt vermek yasal bir yükümlülüktür. Yanıt vermezseniz:

• Tedarikçinizle mutabakat sorunları yaşarsınız
• Eksik/hasarlı teslimatı belgeleyemezsiniz
• Fatura-irsaliye eşleştirmesi bozulur

Bu nedenle gelen kutusunu takip edecek bir sorumlu belirleyin ve günlük kontrol rutinine ekleyin.

Sevkiyattan faturaya: akışın tamamı

Geçiş sonrası kazanımlar

• Kâğıt irsaliye basımı, arşivi ve kayıp riski ortadan kalkar
• Sevkiyat-teslimat farkları belgeli hâle gelir
• Faturalaştırma süresi kısalır, tahsilat hızlanır
• Mutabakat çalışmaları kolaylaşır
• Depo verimliliği ölçülebilir hâle gelir

Sevkiyat sürecinizi birlikte tasarlayalım

Quantumix Bilişim olarak e-İrsaliye geçişinde yalnızca teknik kurulumu değil, depo ve sevkiyat akışının yeniden tasarımını da üstleniyoruz. e-Dönüşüm hizmetlerimizi inceleyin.

Sıkça sorulan sorular

e-İrsaliye kesince ayrıca fatura kesmem gerekir mi?

Evet. İrsaliye sevkiyatı, fatura ise ticari işlemi belgeler. e-İrsaliye verisi faturaya aktarılarak çift veri girişi önlenir.

Araçta kâğıt çıktı bulundurmalı mıyım?

Uygulamada, yol denetimlerinde ibraz kolaylığı için çıktı veya elektronik erişim imkânı bulundurulması yaygın bir pratiktir. Güncel yükümlülüğü mali müşavirinizle teyit edin.

Kısmi teslimatta ne yapılır?

Alıcı, teslim aldığı miktarı belirterek kısmi kabul yanıtı verir. Kalan miktar için ayrı bir irsaliye düzenlenir veya iade süreci işletilir.

Önceki Blog

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Sonraki Blog

e-Defter Berat Süreci ve Sık Yapılan Hatalar