e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

"e-Fatura'ya geçtik ama müşterime fatura kesemiyorum." Bu cümleyi çok duyuyoruz. Nedeni neredeyse her zaman aynı: e-Fatura ile e-Arşiv Fatura karıştırılıyor. İkisi farklı belgelerdir ve farklı alıcılar için kullanılır.

En kısa yanıt

Doğru belgeyi seçmek: mükellef sorgulama

Hangi belgeyi keseceğinizi belirleyen tek şey, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığıdır. Bu bilgi GİB'in mükellef listesinden sorgulanır.

• Alıcı listede varsa → e-Fatura
• Alıcı listede yoksa → e-Arşiv Fatura

Doğru kurulmuş bir ticari programda bu sorgu otomatik yapılır; kullanıcı hangi belgeyi keseceğine karar vermek zorunda kalmaz. Elle karar verilen sistemlerde hata oranı yüksektir ve yanlış belge, faturanın reddedilmesine yol açar.

Perakendede e-Arşiv

Nihai tüketiciye satış yapan işletmeler için e-Arşiv özellikle önemlidir:

• Belirli tutarın üzerindeki satışlarda fatura düzenleme yükümlülüğü doğar
• İnternetten satış yapanlar için ayrı kurallar geçerlidir
• Faturanın müşteriye e-posta/SMS ile iletilmesi süreci hızlandırır

Bu nedenle market, mağaza ve e-ticaret işletmelerinde e-Arşiv, e-Fatura kadar kritiktir.

İptal ve iade süreçleri

e-Fatura'da

Temel senaryoda düzenlenen fatura iptal edilemez; iade faturası ile düzeltilir. Ticari senaryoda ise alıcı yasal süre içinde ret yanıtı verebilir.

e-Arşiv'de

Belirlenen süre içinde iptal işlemi yapılabilir ve GİB'e raporlanır. Süre geçtikten sonra iade faturası düzenlenir.

Her iki durumda da düzeltme yöntemini önceden bilmek, gerektiğinde panik yaşamamak açısından önemlidir.

Sık karşılaşılan üç senaryo

Senaryo 1: Müşterim yeni e-Fatura mükellefi oldu

Mükellef listesi düzenli güncellenir. Programınız her fatura öncesi sorgulama yapıyorsa bu geçiş otomatik yönetilir. Yapmıyorsa, eski alışkanlıkla e-Arşiv kesersiniz ve fatura geçersiz olur.

Senaryo 2: Aynı gün hem mükellefe hem tüketiciye satış yapıyorum

Sorun değil. İki belge türü aynı programda paralel çalışır; numaralandırma serileri ayrıdır.

Senaryo 3: Yurt dışına satış yapıyorum

İhracat faturaları e-Fatura kapsamında özel bir senaryo ile düzenlenir. Gümrük süreçleriyle uyumlu çalışması için program tarafında ayrı tanım gerekir.

Kontrol listesi

• Mükellef sorgulama otomatik mi çalışıyor?
• Cari kartlarda VKN/TCKN alanları eksiksiz mi?
• e-Arşiv faturalarınız müşteriye otomatik iletiliyor mu?
• Fatura tasarımınız her iki belge türü için de hazır mı?
• İptal/iade akışını ekibiniz biliyor mu?
• Raporlama yükümlülüğünüz zamanında yerine getiriliyor mu?

Kurulumunuzu kontrol edelim

e-Fatura ve e-Arşiv yapılandırmanızın doğruluğunu ücretsiz kontrol ediyoruz. e-Dönüşüm çözümlerimize göz atın.

Sıkça sorulan sorular

e-Arşiv için de mali mühür gerekir mi?

Evet. e-Arşiv faturaları da elektronik olarak imzalanır; bu nedenle mali mühür veya e-imza gereklidir.

e-Arşiv faturasının kâğıt çıktısı geçerli mi?

Nihai tüketiciye elektronik ortamda iletilemediği durumlarda kâğıt çıktı verilebilir. Belgenin aslı yine elektronik ortamda saklanır.

İkisini ayrı ayrı satın almam gerekiyor mu?

Entegratör paketleri genellikle her iki belge türünü kapsar; ancak kontör kullanımı belge başına işler. Sözleşme yaparken e-Arşiv'in dâhil olduğunu teyit edin.

Önceki Blog

e-Fatura Geçiş Rehberi: Kimler Kapsamda, Süreç Nasıl İşliyor?

Sonraki Blog

e-İrsaliye'ye Geçiş: Sevkiyat Süreçlerini Dijitalleştirme Rehberi