KOBİ'ler İçin ERP Geçiş Takvimi: 30-60-90 Gün Planı

ERP geçişini "bir gün kurulur" işi olarak görmek, projenin en yaygın planlama hatasıdır. Aşağıda, KOBİ ölçeğinde defalarca uyguladığımız 90 günlük geçiş takvimini paylaşıyoruz. Bu plan, her adımın kimin sorumluluğunda olduğunu ve hangi çıktının üretileceğini netleştirir.

İlk 30 gün: analiz ve hazırlık

1. Hafta — Süreç haritası

• Siparişten tahsilata kadar mevcut akışın çıkarılması
• Kullanılan belgelerin (teklif, sipariş, irsaliye, fatura) toplanması
• Kullanıcı ve rol envanteri
• Çıktı: Süreç haritası ve rol listesi

2. Hafta — Kapsam ve rapor beklentisi

• Hangi modüllerin devreye alınacağının netleşmesi
• Yönetimin istediği raporların listelenmesi
• Entegrasyon ihtiyaçlarının belirlenmesi (yazarkasa, e-ticaret, banka)
• Çıktı: Kapsam dokümanı

3. Hafta — Veri temizliği

• Mükerrer cari birleştirme
• Ölü stokların pasife alınması
• Barkod ve VKN kontrolü
• Çıktı: Temizlenmiş ana veri dosyaları

4. Hafta — Teknik hazırlık

• Sunucu / bulut kararı ve kurulumu
• SQL yapılandırması, ağ ve yedekleme planı
• Mali mühür ve e-Dönüşüm başvurularının başlatılması
• Çıktı: Çalışır test ortamı

30-60 gün: kurulum ve test

5. Hafta — Kurulum ve yapılandırma

• Program kurulumu, kullanıcı ve yetki tanımları
• Depo, şube, kasa ve banka tanımları
• Fiyat listesi ve iskonto kuralları

6. Hafta — Veri aktarımı

• Cari, stok, barkod ve açılış bakiyelerinin aktarımı
• Test ortamında doğrulama ve mutabakat
• Çıktı: Mutabık kalınan açılış bakiyeleri

7. Hafta — Eğitim

• Role göre uygulamalı eğitim
• Ekran kayıtlarının ve kısa kılavuzların teslimi
• Kilit kullanıcıların (süper kullanıcı) belirlenmesi

8. Hafta — Paralel çalışma

Bu, planın en kritik haftasıdır. Eski ve yeni sistem bir süre birlikte çalıştırılır. Amaç, sonuçları karşılaştırmak ve farkları canlıya geçmeden yakalamaktır.

• Günlük işlemler her iki sisteme de girilir
• Gün sonu raporları karşılaştırılır
• Farkların nedeni araştırılır ve düzeltilir

60-90 gün: canlıya geçiş ve stabilizasyon

9. Hafta — Canlıya geçiş

• Kesim tarihinin belirlenmesi (tercihen ay başı)
• Son bakiye aktarımı ve kilitleme
• Eski sistemin salt-okunur hâle getirilmesi
• İlk gün yerinde destek

10-12. Hafta — Yakın takip

• Haftalık kontrol toplantıları
• Excel'e kaçan süreçlerin tespiti ve sisteme alınması
• Rapor ince ayarları
• İkinci tur eğitim (soruların biriktiği konular)
• Çıktı: Kapanış raporu ve destek anlaşmasına geçiş

Kesim tarihi seçerken

Kritik başarı faktörleri

1. Süper kullanıcı: Her departmanda programı iyi bilen bir kişi olmalı. İlk destek noktası odur.
2. Yönetim desteği: Üst yönetim projeyi sahiplenmezse, kullanıcılar da sahiplenmez.
3. Geri dönüş planı: Canlıya geçişte ciddi sorun çıkarsa ne yapılacağı yazılı olmalı.
4. İletişim: Tüm ekip, ne zaman ne olacağını önceden bilmeli.

Takviminizi birlikte çıkaralım

Quantumix Bilişim olarak her ERP projesine bu takvim şablonuyla başlıyor, işletmenizin yoğunluk dönemlerine göre uyarlıyoruz. Ücretsiz analiz için bize ulaşın.

Sıkça sorulan sorular

90 günden kısa sürede geçilebilir mi?

Evet. Küçük ölçekli, tek şubeli ve sınırlı veri aktarımı olan işletmelerde geçiş 2-4 haftada tamamlanabilir. Bu plan, orta ölçekli ve entegrasyon içeren projeler için referanstır.

Paralel çalışma şart mı?

Kritik operasyonlarda şiddetle öneriyoruz. Ekstra iş yükü yaratsa da canlıya geçişte yaşanacak sürprizleri neredeyse tamamen ortadan kaldırır.

Geçiş sırasında operasyon durur mu?

Doğru planlanmış bir geçişte durmaz. Kesim günü kısa bir kilitlenme dönemi olur; bu süre genellikle birkaç saattir ve mesai dışına planlanır.

Önceki Blog

ERP Projeleri Neden Başarısız Olur? 7 Kritik Hata ve Çözümü

Sonraki Blog

Stok Sayımını ERP ile Yönetmek: Fire, Fark ve Doğruluk Oranı