Ataşehir / İSTANBUL
e-Mutabakat ile Cari ve BA-BS Mutabakatını Otomatikleştirin
Quantumix Bilişim
e-Mutabakat ile Cari ve BA-BS Mutabakatını Otomatikleştirin
Ay sonlarında muhasebe departmanının en çok zaman harcadığı işlerden biri mutabakattır: yüzlerce cariye tek tek e-posta atmak, gelen yanıtları elle işlemek, farkları takip etmek. e-Mutabakat, bu döngüyü birkaç tıklık bir işleme indirir.
Mutabakat neden bu kadar zaman alıyor?
Klasik yöntemde süreç şöyledir:
- Cari ekstre raporu alınır
- Her müşteri için ayrı PDF hazırlanır
- Tek tek e-posta gönderilir
- Yanıtlar gelen kutusunda takip edilir
- Yanıt vermeyenler telefonla aranır
- Farklar Excel'de listelenir
- Fark nedenleri araştırılır
200 cari için bu iş, tek kişinin birkaç gününü alır. Üstelik hangi carinin yanıt verdiğini takip etmek de ayrı bir uğraştır.
e-Mutabakat ne yapar?
- Mutabakat mektuplarını toplu olarak üretir
- E-posta ile otomatik gönderir
- Gelen yanıtları (mutabık / mutabık değil) sisteme işler
- Yanıt vermeyenleri raporlar ve hatırlatma gönderir
- Farkları listeler, karşılaştırma yapar
- Süreci belgelendirir ve arşivler
İki mutabakat türü
Cari mutabakatı
Belirli bir tarih itibarıyla karşılıklı bakiyelerin karşılaştırılmasıdır. Amaç, tahsilat ve ödeme süreçlerinde sürprizle karşılaşmamaktır.
BA-BS mutabakatı
Ay içindeki alış ve satış toplamlarının karşı tarafla karşılaştırılmasıdır. Formların uyumsuz verilmesi, sonradan izahat gerektiren durumlara yol açabilir. Bu nedenle form verilmeden önce mutabakat yapılması önerilir.
Farkların en yaygın altı nedeni
| Neden | Nasıl anlaşılır | Çözüm |
|---|---|---|
| Kayıt tarihi farkı | Fatura ayın son günü, karşı taraf ertesi ay işlemiş | Kesim tarihi bazlı karşılaştırma |
| İade/iskonto işlenmemiş | Tutar farkı sabit bir kalem kadar | İade belgelerinin eşleştirilmesi |
| Kur farkı | Döviz işlemlerde küçük sapmalar | Kur değerleme tarihinin netleştirilmesi |
| Mükerrer kayıt | Aynı fatura iki kez | Fatura numarası bazlı kontrol |
| Yanlış cari karta işleme | Grup şirketlerinde sık | VKN bazlı kontrol |
| Vade/masraf farkı | Vade farkı faturası eksik | Sözleşme şartlarının teyidi |
Mutabakat sürecini kurumsallaştırmak
1. Takvim belirleyin
Mutabakatın ne zaman gönderileceğini ve yanıt süresini standartlaştırın. Örneğin: her ayın 5'inde gönderim, 10 gün yanıt süresi.
2. Eşik değeri tanımlayın
Çok küçük farkların peşinden koşmak verimsizdir. Kabul edilebilir bir eşik belirleyin ve altındaki farkları toplu düzeltin.
3. Sorumluluk atayın
Fark araştırmasının kimde olduğu net olmalı. Satış temsilcisi mi, muhasebe mi?
4. Belgeleyin
Mutabakat yazışmaları, uyuşmazlık durumunda önemli bir dayanaktır. Elektronik arşiv bu nedenle değerlidir.
Tahsilat ile bağlantısı
Mutabakat, tahsilat sürecinin ilk adımıdır. Bakiye üzerinde anlaşılmadan yapılan tahsilat takibi, hem müşteri ilişkisini yıpratır hem de sonuçsuz kalır. Düzenli mutabakat yapan işletmelerde ortalama tahsilat süresi belirgin şekilde kısalır.
Mutabakat sonrası tahsilat takibini otomatikleştirmek isterseniz, Q-PLAN ile WhatsApp ve SMS üzerinden otomatik hatırlatma akışları kurabilirsiniz.
Mutabakat sürecinizi otomatikleştirelim
Quantumix Bilişim olarak e-Mutabakat modülünün kurulumunu, e-posta altyapısının yapılandırılmasını ve mutabakat şablonlarınızın hazırlanmasını üstleniyoruz. Bize ulaşın.
Sıkça sorulan sorular
e-Mutabakat yasal olarak zorunlu mu?
Mutabakatın kendisi bir iç kontrol uygulamasıdır; elektronik yapılması zorunlu değildir. Ancak BA-BS formlarının doğru verilmesi yasal bir yükümlülüktür ve mutabakat bu doğruluğu sağlar.
Karşı taraf e-Mutabakat kullanmıyorsa ne olur?
Sorun değil. Mutabakat mektubu e-posta ile iletilir; karşı taraf yanıtını e-posta üzerinden verebilir. Sistem yanıtı işler ve kayıt altına alır.
Kaç cari ile mutabakat yapmalıyım?
Pratik yaklaşım, bakiyeye göre önceliklendirmedir. Toplam alacağın büyük bölümünü oluşturan carilerle her ay, diğerleriyle dönemsel mutabakat yapmak yeterlidir.
Quantumix Bilişim ile devam edin
Quantumix Bilişim, Bilnex Yazılım yetkili çözüm ortağı olarak ERP ve ön muhasebe programları, e-Dönüşüm geçişi, özel yazılım ve Q-PLAN satış otomasyonu konularında uçtan uca hizmet verir. Mutabakat otomasyonu konusunda ücretsiz ihtiyaç analizi için bize ulaşın ya da 0216 212 52 27 numaralı hattımızı arayın.
Etiketler:
e-Defter Berat Süreci ve Sık Yapılan Hatalar
