Medikal ve Zirai İlaç Bayilerinde Lot/Seri Takibi ve Mevzuat Uyumu

Medikal ürünler ve bitki koruma ürünleri satan işletmelerde stok takibi, "kaç adet var" sorusundan çok daha fazlasıdır. Hangi lot, hangi müşteriye, hangi tarihte gitti — bu sorunun cevabı hem mevzuat hem de olası bir geri çağırma durumu için hayatidir.

Neden lot/seri takibi zorunlu?

• İzlenebilirlik: Ürünün üreticiden son kullanıcıya kadar yolunun kayıtlı olması
• Geri çağırma: Sorunlu bir parti tespit edildiğinde kimin aldığının bilinmesi
• Son kullanma tarihi: Tarihi geçmiş ürünün satışının engellenmesi
• Denetim: Yetkili kurum denetimlerinde kayıtların ibrazı
• Garanti ve iade: Ürünün hangi partiden olduğunun belgelenmesi

Lot ve seri arasındaki fark

Bazı ürünlerde her ikisi birden takip edilir; örneğin bir medikal cihazın hem seri numarası hem de sarf malzemesinin lotu.

Sistem kurulumunda dikkat edilecekler

1. Girişte lot zorunluluğu

Mal kabul sırasında lot ve son kullanma tarihi girilmeden stok girişine izin verilmemelidir. Sonradan tamamlama, pratikte hiç yapılmaz.

2. Çıkışta FEFO kuralı

FEFO (First Expired, First Out — ilk son kullanma tarihli önce çıkar) kuralı, tarihi yaklaşan ürünün öncelikle satılmasını sağlar. Sistem, çıkışta uygun lotu otomatik önermelidir.

3. Son kullanma tarihi uyarıları

• 90 gün kala: dikkat listesi
• 30 gün kala: kampanya/iade değerlendirmesi
• Tarihi geçmiş: satış engeli

4. Müşteri bazlı satış kaydı

Hangi lotun hangi müşteriye satıldığı kaydedilmelidir. Geri çağırma senaryosunda bu kayıt, dakikalar içinde etkilenen müşteri listesi çıkarmanızı sağlar.

5. İade ve imha süreçleri

Tarihi geçen veya hasarlı ürünlerin imha kaydı ayrı fiş türüyle tutulmalı; hem stok doğruluğu hem denetim için gereklidir.

Zirai ilaç bayilerine özel konular

Bitki koruma ürünleri satışında, ürünlerin ve reçetelerin kayıt altına alınması gerekir. Sistem tarafında dikkat edilmesi gerekenler:

• Bitki koruma ürünü kartlarının ilgili sınıflandırmayla açılması
• Reçete bilgilerinin satışa bağlanması
• Satıcı bayi belge bilgilerinin kayıtlı olması
• Dönemsel raporlamaların sistemden alınabilmesi

Bilnex'in zirai ilaç programı bu takibi destekleyecek şekilde yapılandırılabilir. Güncel mevzuat gerekliliklerini ilgili kurum duyurularından teyit etmeniz önerilir; düzenlemeler dönemsel olarak güncellenmektedir.

Medikal işletmelere özel konular

• Cihaz seri numarası ve garanti süresi takibi
• Sarf malzemesi lot takibi
• Kurum/hastane bazlı satış ve teslimat kayıtları
• Barkod/karekod okuma ile hızlı ve hatasız kayıt
• Servis ve kalibrasyon geçmişi

Geri çağırma tatbikatı yapın

Şu soruyu sistemde test edin: "X lot numaralı ürünü hangi müşterilere, hangi tarihlerde sattık?" Cevabı dakikalar içinde alamıyorsanız, izlenebilirlik yapınızda boşluk var demektir. Bu tatbikatı yılda bir kez yapmak, gerçek bir durumla karşılaştığınızda hazır olmanızı sağlar.

Denetime hazırlık kontrol listesi

• Tüm giriş kayıtlarında lot ve son kullanma tarihi var mı?
• Çıkışlar lot bazında müşteriye bağlanmış mı?
• İmha ve iade kayıtları gerekçeli tutuluyor mu?
• Tarihi geçmiş ürün satışı sistemce engelleniyor mu?
• Raporlar istenen formatta alınabiliyor mu?
• Yedekleme ve saklama süreleri uygun mu?

İzlenebilirlik yapınızı kuralım

Quantumix Bilişim olarak medikal ve zirai ilaç bayilerinde lot/seri takibi, son kullanma tarihi uyarıları ve izlenebilirlik raporlarının kurulumunu yapıyoruz. Bize ulaşın.

Sıkça sorulan sorular

Lot takibi stok girişini yavaşlatır mı?

Barkod veya karekod okuma ile lot bilgisi otomatik alınabildiğinde yavaşlama minimum olur. Elle giriş yapılan yapılarda ek süre gerekir; bu nedenle okuma altyapısı önerilir.

Geçmiş stoklarım için lot bilgisi girebilir miyim?

Mevcut stok için sayım sırasında lot ve son kullanma tarihi bilgisi girilerek geçiş yapılabilir. Bu, sisteme geçişte yapılması gereken tek seferlik bir çalışmadır.

Hangi ürünlerde seri, hangilerinde lot takibi yapmalıyım?

Tekil olarak izlenmesi gereken cihaz ve ekipmanlarda seri, parti hâlinde üretilen ilaç ve kimyasallarda lot takibi uygundur. Ürün kartı bazında bu ayar ayrı ayrı tanımlanabilir.

Önceki Blog

Oto Servislerde İş Emri Takibi ve Yedek Parça Yönetimi

Sonraki Blog

Quantumix Bilişim Resmi Bilnex Yazılım Bayisi: Hangi Ürünler, Ne Fark Eder?